三、功能模块介绍
一、日常办公
日常办公模块是各个员工共有的办公管理模块，全面真实的结合了当前单位办公中的主要事务处理的过程和内容。
公文管理： ¨ 用户根据需要定制公文样式与流程； ¨
文档自动编号生成体系：可让用户定义任意的文档号模式（包括缀字、年、月、流水号的任意组合）；
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提供所有公文（如收文、发文、申请、呈报等），从拟稿（登记）开始直至办理完毕后自动归档全过程的自动流转管理功能；
¨ 提供催办、改发、收回等全过程实时流转监控功能； ¨
根据本单位情况定制安全控制机制，保证文件不被未授权的人处理； ¨
根据人员出差情况，做出提示，并提供所有工作流、文件处理的替代方案。
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包括收文登录（包括全息信息）、收文拟办（自动形成拟办意见）、收文的跟踪运转以及办毕文件的归档处理。
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可通过网络接收其他单位发来的文件，自动录入数据库，避免数据的重复录入。
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根据单位收发公文及处理规程，来文由机要室（通过浏览器方式）登记、采集，再（通过浏览器方式）由办公室领导填写拟办意见、会办意见及阅知单位等，发送给拟办人办理。
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拟办人在填写完办理意见后可以按照缺省的办理流程提交公文，也可以自己填写协办人及阅知人。
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在公文的整个审批流程结束后，将被自动发送到档案室由档案员归档入库。
收文管理模块在网上实现来文的签收、批分、圈阅、批阅、承办、会办等工作，并由系统自动完成办理过程中的超期提示、催办、办结通知，以加快办理过程。从来文登录到归档立卷，系统为您减轻工作负担，真实记载公文办理的轨迹，提高了工作效率。同时，利用数据库自动保存整个处理流程，并提供方便的全文检索功能，既保证所有数据都记录在案，又解决了历史文档难以追朔的难题。
(2) 发文管理
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模块功能：
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包括文件起草人拟稿、部门领导审稿、单位秘书核稿以及单位领导签发文件，可自动生成发文号，形成红头文件。
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在上述发文的整个形成过程中任何人对文件的修改均记录在案，每个人修改的部分都以不同颜色显示，并可打印出修改人和修改时间。
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形成的发文可作为电子公文，发往各地任何一个联网的单位。
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模块概述：
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根据单位发文规程，各处室（通过浏览器）在起草完文稿后填写公文拟稿单，在拟稿单中需填写会签处室、公文密级、附件数及拟稿人等，填写完毕后文稿将被发往会签处室或办公室（办公室一般先由秘书审稿，再由主任审核）。
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会签处室或办公室填写意见，或在原稿中用不同的笔色披阅编辑，选择或填写会办人名单，将文稿发送到各会办人。
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会办人会签完毕后，文稿被发送到负责领导处签发，签发后的文稿将发送到打字室打印及发送到档案室归档入库。
发文管理模块利用网络优势，在网上实现各种公文的起草、拟稿、核稿、会稿、会签、审核、签发、文印工作，最后由系统自动完成发文的登记、编号、归档、立卷。办公人员只须完成草拟、更改、审阅、评论等工作，系统自动记录每一个流程的责任人、时间和改动信息。
我们的研发小组经过长期的实地调查，实现了发文办理从拟稿、核稿、会签、送审、签发、编号打印、用印、登记和分发等全过程的自动化；对多媒体信息如文字，扫描文件、图纸、声像等，均提供了妥善的处理和管理方案。操作流程和界面环境也更加符合实际流程和协同工作环境，为单位事务的电子化处理提供了切实有效的解决方案。
(3) 传真管理
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模块功能：
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传真登记
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传真发送
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传真查询
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传真收取
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传真分发
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传真设置
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传真归档
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模块概述：
(4) 签名管理
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功能模块：
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模块概述：
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管理领导的签名及公章，并利用数字认证技术，提供所有签名或者公章的认证查询。
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通过扫描的方式将领导的手写体签名预存储在系统中，并进行加密处理，当领导签发文件时，将此数据附加在文件上；对需加盖单位公章的文件也可按此方法，经领导电子签名后，公章管理人员输入公章使用口令方可加盖。
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收文人员点击签名或者公章，利用签名认证功能确认签名和公章的有效性、日期、地点、相关人员等内容。
1、档案管理
档案管理集中处理所有办理完毕的公文和其它待归档的文件。按照国家档案管理的有关法规，进行标准的档案管理的建档、归档、分卷、索引、查阅等工作。
由于采用了强大的数据库索引和存储管理，能够充分利用电子化文档的管理优势，使所有档案的查询、外借和归还等操作变得非常方便迅速。系统提供简单易行的备份机制，使所有资料信息能够完整、安全的得到保存。
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收发文管理模块归档过来的文件可以直接以任何方式组成案卷，其它文件在登记处理后也可进行同样的案卷操作。
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丰富的组卷手段：
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提供丰富的打印功能，可以打印案卷目录，卷内文件目录，案卷封面，卷内备考表以及著录卡片等。
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支持档案的编研工作。同时利用先进的全文索引技术，能够对所有档案进行非常方便的模糊检索、组合检索、分类检索和条件检索。
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提供了借阅申请、借阅审批以及借阅监控等借阅功能，使得档案的价值得到充分的体现。并可根据各种数据，比如档案来源以及按照读者借阅情况等的进行统计和查询。
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利用系统集成档案管理和办公自动化的优势，档案室的档案管理与立卷部门联网，由他们将本部门的文件材料输入计算机，档案室工作人员给立卷部门编一个密码，当部门需查阅管辖范围内的档案时，输入密码即可调阅，其他部门则不能查看，既符合保密规定，又从根本上保证了部门立卷制度的落实。
2、考勤管理
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明确每个人的出勤率、请假事由，同时结合出差管理、（公文流转中的）状态查询等功能。可以使整个办公协作达到一个流畅的境界。
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利用数据库查询和统计的功能，考勤结果直接和单位的工资管理系统结合起来，减少手工因素造成的错误和效率低下的问题。
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所有人员上班进入系统登记，同时人员状态改为在岗。下班退出登记，人员状态相应地改为离线。
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如果请假审批通过，在请假时间内，会反映出对应状态中的请假事由、时间等内容。如出差在外，则反映出出差地点、出差时间、联系方式等内容。便于领导和下属了解职工的目前状态，安排相关的工作代办等事宜。
3、会议管理
会议管理实现了会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理，提供会议计划、人员、时间、地点、会议通知、会议纪要管理、会议资源网络预定等会议全过程的管理功能。
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其功能包括：
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会议计划：
根据特定主题和需要，发起一个会议计划，安排参加人员、时间、会议资源、会议材料等内容，形成会议申请，呈请相关领导审批。
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会议审批： 有关领导审批会议申请，进行回复。
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会议通知：
根据审批通过后的会议申请，自动生成会议通知，发送给与会人员。
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会议安排：
根据被通知人员的反馈，形成会议安排，加入到待召开会议列表中。同时，自动在所有与会人员、领导的日程安排中添加相关内容。
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会议室管理：
根据会议安排情况，对每个会议室进行会议室大小，相关资源（比如幻灯机，麦克风，投影仪等资源）、相关负责人、后勤支持等方面的管理和设置。避免会议冲突、会议资源冲突等引起会议延迟、取消等情况。同时，向会议发起人员和领导报告会议室情况。
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会议记录：
由会议秘书记录会议情况，会议形成的决议、草案、备忘录、共识等内容，输入到会议信息中。
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会议决议审核：
会议记录在会议秘书起草后经过拟稿、核稿等工作流程报领导审批，形成会议决议并下发有关人员。
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会议记录归档：
会议记录归档，由档案室统一存放管理。
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会议统计：
统计所有会议情况、与会情况、形成的决议情况。
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会议查询：
查询所有历史会议情况、相关决议和记录、待召开会议情况。
4、出差管理
在企事业单位的公文流转过程中，对人员的管理是一个关键部分。人员出差管理系统不仅完善了系统的管理机制，而且避免了由于人员的变更或出差而引起的文件流转的不畅。
5、日程管理
可以安排每日的工作日程，每天、每周、每年的工作日程，使您能够轻松掌握自己的日程安排，充分利用时间，做好最重要的事情。权衡好紧迫的和重要的事情的时间安排，未雨绸缪，降低失误，合理安排。同时提醒您最重要的日子和具有纪念意义的日子。
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功能模块：
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活动和预约管理
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时间冲突警告
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提前提醒设置
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长期任务安排
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定期提醒设置
6、公文流转
利用Internet轻松的实现上下级单位、兄弟单位之间的公文流转。
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流转内容包括：
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需协同处理的公文，如请示、指示、申请等。
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下级单位上报的各类简报、报告、统计报表、内参等。
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上级单位下发的精神、讲话、通知、通报等内容。
7、工作流管理
工作流是企事业单位办公中最重要的模块之一，它的功能完备与否是整个系统应用的关键。为了实现信息共享互动，按照国际标准的工作流建模原则并结合实际办公流程，自主开发了一套基于关系型文档描述结构的工作流模型。按照此开发模型，再结合形象化的工作流设置界面，所有使用人员均可按照自己的业务流程随心所欲的设置各种工作流，包括发文、收文、审批、签发等通用的工作流和结合自身业务特点的业务工作流。
在本模块中，可以按照自身的业务特点，利用简单的点击式设置，按照传统办公习惯设置工作流的每个环节，包括：
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工作流建模
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工作流设置
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工作流状态查询
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工作流统计
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工作流更改
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工作流总结
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工作流审核
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